ऐन तथा यस नियमावली बमोजिम पीडितलाई मौखिक, टेलिफोन वा विद्युतिय माध्यमबाट सूचना दिँदा देहाय बमोजिम हुने गरी त्यसको अभिलेख राख्नु पर्नेछः-

(क) पीडितलाई मौखिक जानकारी गराईएकोमा जानकारी गराईएको व्यहोरा र जानकारी गराएको मिति, समय र स्थान उल्लेख गरी पीडित र जानकारी गराउने व्यक्तिको सहिछाप गराई कागज फाईल संलग्न गर्नु पर्ने,

(ख) पीडितलाई टेलिफोनबाट जानकारी गराईएकोमा त्यसरी जानकारी गराईएको टेलिफोन नम्बर, मिति, समय र जानकारी गराइएको व्यहोरा सहितको विवरण लिखित रुपमा तयार गरी जानकारी गराउने अधिकारीको दस्तखतबाट प्रमाणीत गरी फाईल संलग्न गर्नु पर्ने, (ग) विद्युतीय माध्यमबाट सूचना दिंदा सूचना उपलब्ध गराईएको विद्युतिय माध्यम खुलाई सम्भव भएमा त्यसको प्रिन्ट निकाली फाईल संलग्न गर्नु पर्नेछ र प्रिन्ट गर्न सम्भव नहुनेमा सूचना दिइएको विद्युतिय माध्यमको ठेगाना वा इमेल एकाउन्ट र जानकारी पठाएको मिति र समय उल्लेख गरी जानकारी दिने अधिकारीले प्रमाणीत गरी फाईल संलग्न गर्नु पर्ने।